thông tư 04/2021

Bạn đang xem: thông tư 04/2021

Đang chuyển vận văn phiên bản...

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH QUY TRÌNH TIẾP CÔNG DÂN

Căn cứ Luật Khiếu nại ngày 11 mon 11 năm 2011;

Căn cứ Luật Tiếp công dân ngày 25 mon 11 năm 2013;

Căn cứ Luật Tố cáo ngày 12 mon 6 năm 2018;

Căn cứ Nghị quyết định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26 mon 6 năm năm trước của nhà nước quy quyết định cụ thể thực hành một vài điều của Luật Tiếp công dân;

Căn cứ Nghị quyết định số 31/2019/NĐ-CP ngày 10 mon 4 năm 2019 của nhà nước quy quyết định cụ thể một vài điều của Luật Tố cáo;

Căn cứ Nghị quyết định số 124/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của nhà nước quy quyết định cụ thể một vài điều và giải pháp tổ chức thi hành Luật Khiếu nại;

Căn cứ Nghị quyết định số 50/2018/NĐ-CP ngày 09 mon 4 năm 2018 của nhà nước quy quyết định tính năng, trọng trách, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của Thanh tra Chính phủ;

Theo đề nghị của Trưởng Ban tiếp công dân TW và Vụ trưởng Vụ Pháp chế;

Tổng Thanh tra nhà nước phát hành Thông tư quy quyết định tiến độ tiếp công dân.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy quyết định tiến độ tiếp công dân cho tới năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh bên trên điểm tiếp công dân của cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng đem trách cứ nhiệm tiếp công dân theo dõi quy quyết định bên trên những điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 4 của Luật Tiếp công dân và những cơ sở nằm trong nhà nước, đơn vị chức năng sự nghiệp công lập theo quy quyết định bên trên Nghị quyết định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26 mon 6 năm năm trước của nhà nước quy quyết định cụ thể thực hành một vài điều của Luật Tiếp công dân.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cơ quan liêu hành chủ yếu núi sông, cơ sở nằm trong nhà nước, đơn vị chức năng sự nghiệp công lập (sau phía trên gọi cộng đồng là cơ sở, đơn vị), người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng và người tiếp công dân.

2. Người năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh cho tới trình diễn thẳng bên trên Trụ sở tiếp công dân hoặc vị trí tiếp công dân.

3. Cơ quan liêu, tổ chức triển khai, cá thể đem tương quan cho tới công tác làm việc tiếp công dân.

Điều 3. Mục đích của việc tiếp công dân

1. Hướng dẫn công dân tiến hành quyền năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh đúng quy quyết định pháp lý, góp thêm phần tuyên truyền, thông dụng pháp lý.

2. Tiếp nhận năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh nằm trong thẩm quyền giải quyết và xử lý của người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng nhằm đánh giá, giải quyết và xử lý theo dõi quy quyết định của pháp lý.

Điều 4. Việc kể từ chối tiếp công dân

Người tiếp công dân được kể từ chối tiếp công dân trong số tình huống quy quyết định bên trên khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Luật Tiếp công dân và nên giải thích cho công dân được biết nguyên do kể từ chối tiếp, đôi khi report người phụ trách cứ tiếp công dân.

Trường hợp kể từ chối tiếp công dân theo dõi quy quyết định bên trên khoản 3 Điều 9 Luật Tiếp công dân thì người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng phụ trách cứ tiếp công dân ra Thông báo kể từ chối tiếp công dân. Thông báo được tiến hành theo dõi Mẫu số 01 phát hành tất nhiên Thông tư này.

Chương II

TIẾP NGƯỜI KHIẾU NẠI, NGƯỜI TỐ CÁO, NGƯỜI KIẾN NGHỊ, PHẢN ÁNH

Mục 1. XÁC ĐỊNH NHÂN THÂN CỦA NGƯỜI KHIẾU NẠI, NGƯỜI TỐ CÁO, NGƯỜI KIẾN NGHỊ, PHẢN ÁNH VÀ TÍNH HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT

Điều 5. Xác quyết định nhân thân thuộc của những người năng khiếu nại, người tố cáo, người đề nghị, phản ánh

1. Khi tiếp người năng khiếu nại, người tiếp công dân đòi hỏi chúng ta nêu rõ rệt chúng ta thương hiệu, địa điểm và xuất trình sách vở tùy thân, giấy tờ trình làng, giấy tờ ủy quyền (nếu có).

2. Khi tiếp người cáo giác, người đề nghị, phản ánh, người tiếp công dân đòi hỏi người cáo giác, người kiến nghị, phản ánh nêu rõ rệt chúng ta thương hiệu, địa điểm và xuất trình sách vở tùy thân thuộc.

Trong quá trình tiếp người cáo giác, người tiếp công dân nên lưu giữ kín đáo chúng ta thương hiệu, địa điểm, bút tích người cáo giác theo dõi quy quyết định của pháp lý về cáo giác.

Điều 6. Xác quyết định tính hợp lí của những người thay mặt đại diện, người được ủy quyền, trạng sư hoặc trợ hùn viên pháp lý

1. Trường phù hợp cơ sở, tổ chức triển khai tiến hành việc năng khiếu nại trải qua người đại diện là người đứng đầu tư mạnh quan liêu, tổ chức triển khai thì người tiếp công dân đòi hỏi người đại diện xuất trình giấy tờ trình làng, sách vở tùy thân thuộc.

Trong trường phù hợp người đứng đầu tư mạnh quan liêu, tổ chức triển khai ủy quyền cho những người thay mặt đại diện theo dõi quy định của pháp lý nhằm tiến hành việc năng khiếu nại thì người tiếp công dân đề nghị người được ủy quyền xuất trình sách vở tùy thân thuộc, giấy tờ ủy quyền của những người ủy quyền.

2. Trường phù hợp người cho tới trình diễn việc năng khiếu nại là kẻ thay mặt đại diện, người được ủy quyền của những người năng khiếu nại được quy quyết định bên trên điểm a khoản 1 Điều 12 Luật Khiếu nại thì người tiếp công dân đòi hỏi xuất trình sách vở chứng minh việc thay mặt đại diện, ủy quyền hợp lí hoặc sách vở không giống đem tương quan.

Trường hợp người cho tới trình diễn là kẻ thay mặt đại diện, người được ủy quyền hợp lí thì người tiếp công dân tổ chức những giấy tờ thủ tục tiếp như so với người năng khiếu nại.

3. Trường phù hợp người năng khiếu nại ủy quyền mang đến trạng sư hoặc trợ hùn viên pháp luật thực hiện việc năng khiếu nại thì người tiếp công dân đòi hỏi trạng sư hoặc trợ hùn viên pháp lý xuất trình Thẻ trạng sư, Thẻ trợ hùn viên pháp luật và Giấy ủy quyền khiếu nại.

4. Trường phù hợp công dân không tồn tại giấy tờ ủy quyền hoặc việc ủy quyền không áp theo đúng quy quyết định bên trên điểm a, điểm b khoản 1 Điều 12 Luật Khiếu nại thì người tiếp công dân ko tiêu thụ làm hồ sơ vụ việc và lý giải rõ rệt nguyên do, hướng dẫn công dân thực hiện những giấy tờ thủ tục quan trọng nhằm tiến hành việc năng khiếu nại theo đúng quy quyết định.

Mục 2. TIẾP NHẬN, PHÂN LOẠI, XỬ LÝ NỘI DUNG KHIẾU NẠI, TỐ CÁO, KIẾN NGHỊ, PHẢN ÁNH

Điều 7. Tiếp nhận năng khiếu nại, tố cáo, đề nghị, phản ánh

1. Khi công dân cho tới trình diễn thẳng và không tồn tại đơn thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết lách đơn năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh hoặc biên chép đầy đủ, chân thực, đúng mực nội dung trình diễn của công dân; nội dung này ko rõ thì đề xuất công dân trình diễn thêm thắt, tiếp sau đó phát âm lại mang đến công dân nghe và đề nghị họ ký thương hiệu hoặc lăn tay xác nhận vô văn phiên bản.

2. Trường phù hợp công dân cho tới trình diễn và đem đơn với nội dung rõ ràng, rõ nét, đem thể xác quyết định được rõ rệt đặc thù vụ việc và cơ sở đem thẩm quyền giải quyết và xử lý thì người tiếp công dân chỉ dẫn công dân kiến nghị và gửi đơn cho tới cơ sở đem thẩm quyền sẽ được xem xét, giải quyết và xử lý theo dõi quy quyết định của pháp lý.

3. Trường phù hợp nhiều người cho tới năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh về và một nội dung thì người tiếp công dân chỉ dẫn chúng ta của kỹ thuật viên thay mặt đại diện nhằm trình bày; ghi lại nội dung trình diễn và đề xuất người thay mặt đại diện ký thương hiệu hoặc lăn tay xác nhận vào văn phiên bản.

4. Trường phù hợp công dân trình diễn nhiều nội dung, một vừa hai phải đem nội dung năng khiếu nại, một vừa hai phải có nội dung cáo giác, đề nghị, phản ánh thì người tiếp công dân chỉ dẫn công dân thực hiện nay việc năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh theo dõi quy quyết định của pháp lý.

5. Việc tiêu thụ, biên chép nội dung năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh và việc hướng dẫn công dân viết lách đơn nên được ghi vô Sổ tiếp công dân hoặc được nhập vào ứng dụng hạ tầng tài liệu về tiếp công dân.

Điều 8. Phân loại, xử lý năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh

1. Việc phân loại, xử lý nội dung năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh được căn cứ vô phiên bản ghi nội dung trình diễn hoặc đơn của công dân và tiến hành theo dõi Thông tư số 05/2021/TT-TTCP ngày thứ nhất mon 10 năm 2021 của Thanh tra nhà nước quy quyết định tiến độ xử lý đơn năng khiếu nại, đơn tố cáo, đơn đề nghị, phản ánh.

2. Ý loài kiến trình diễn nội dung năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh ko nằm trong thẩm quyền giải quyết và xử lý của cơ sở, đơn vị chức năng tiếp công dân thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết lách đơn gửi cho tới cơ sở, tổ chức triển khai đem thẩm quyền giải quyết và xử lý.

Trường hợp nội dung nằm trong thẩm quyền giải quyết và xử lý của cơ sở, đơn vị chức năng bản thân thì người tiếp công dân tiêu thụ những vấn đề, tư liệu nhằm report người dân có thẩm quyền giải quyết. Nếu công dân hỗ trợ những vấn đề, tư liệu, hội chứng cứ đem tương quan đến khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh thì người tiếp công dân đánh giá nhằm tiếp nhận những vấn đề, tư liệu, hội chứng cứ cơ. Việc tiêu thụ vấn đề, tư liệu, chứng cứ được tiến hành vì thế giấy tờ biên nhận theo dõi Mẫu số 02 phát hành tất nhiên Thông tư này.

Chương III

TIẾP CÔNG DÂN VÀ QUẢN LÝ, THEO DÕI VIỆC TIẾP CÔNG DÂN CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

Điều 9. Trách nhiệm của những người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị trong việc thẳng tiếp công dân

1. Người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng nên thẳng tiếp công dân nhằm lắng tai, xem xét, giải quyết và xử lý và lãnh đạo việc giải quyết và xử lý những năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh nằm trong thẩm quyền của tớ hoặc nằm trong thẩm quyền của những người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị cung cấp bên dưới vô công tác làm việc tiếp công dân, xử lý đơn và giải quyết và xử lý năng khiếu nại, tố cáo, đề nghị, phản ánh.

Người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng đem trách cứ nhiệm tiếp công dân kế hoạch hoặc đột xuất theo quy quyết định của Luật Tiếp công dân và kiểm tra, đôn đốc việc xử lý sau tiếp công dân của những cơ sở, đơn vị chức năng.

2. Việc tiếp công dân của những người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng nên được công chức, viên chức hùn việc biên chép không hề thiếu vô Sổ tiếp công dân hoặc nhập vấn đề vô Cơ sở tài liệu vương quốc về công tác làm việc tiếp công dân, giải quyết và xử lý năng khiếu nại, cáo giác, kiến nghị, phản ánh hoặc ứng dụng vận hành công tác làm việc tiếp công dân và được lưu bên trên nơi tiếp công dân. Ý loài kiến lãnh đạo của những người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng trong các việc giải quyết những năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh bên trên Trụ sở tiếp công dân phải được lập trở nên văn phiên bản và gửi cho những cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng đem tương quan để triển khai tiến hành theo như đúng đòi hỏi, nội dung chỉ đạo; ấn quyết định thời hạn giải quyết phù phù hợp với quy quyết định của pháp lý và cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng đem trách nhiệm giải quyết và xử lý nên gửi sản phẩm giải quyết và xử lý mang đến công dân được biết.

3. Khi tiếp công dân, nếu như vụ việc rõ nét, rõ ràng, đem hạ tầng và nằm trong thẩm quyền giải quyết thì người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng nên vấn đáp tức thì mang đến công dân biết; nếu vụ việc phức tạp cần thiết phân tích, đánh giá thì phân tích thời hạn giải quyết và xử lý và người cần contact để hiểu sản phẩm giải quyết và xử lý.

4. Kết thúc đẩy việc tiếp công dân, người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng đi ra thông tin kết luận việc tiếp công dân.

Điều 10. Trách nhiệm của Ban tiếp công dân, công chức, viên chức được giao phó trọng trách hùn người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng tiếp công dân và trách nhiệm của cơ sở, đơn vị chức năng đem liên quan

1. Ban tiếp công dân, công chức, viên chức được giao phó trọng trách hùn người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng tiếp công dân và cơ sở Thanh tra núi sông hoặc Văn chống Ủy ban quần chúng nằm trong cấp có trách cứ nhiệm:

a) Sắp xếp việc tiếp công dân của những người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng và thông tin cho cơ quan liêu, đơn vị chức năng đem tương quan biết; ưu tiên những vụ việc năng khiếu nại, cáo giác, kiến nghị, phản ánh nhiều người, phức tạp, kéo dài;

b) Cử người biên chép nội dung việc tiếp công dân;

c) Chuẩn bị những ĐK quan trọng không giống nhằm người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng thực hiện việc tiếp công dân.

2. Cơ quan liêu, đơn vị chức năng đem tương quan cho tới nội dung năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh đem trách cứ nhiệm:

a) Cử chỉ đạo cơ sở, đơn vị chức năng nằm trong tiếp công dân nhằm tiến hành những đòi hỏi do người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng giao;

b) Cử công chức, viên chức nhằm biên chép nội dung việc tiếp công dân, nhận những thông tin, tư liệu tự công dân cung cấp;

c) Chuẩn bị không hề thiếu những vấn đề, tư liệu tương quan cho tới nội dung vụ việc khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh nhưng mà người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng tiếp tục tiếp công dân.

3. Kết thúc đẩy việc tiếp công dân, những cơ sở, đơn vị chức năng đem tương quan Chịu trách cứ nhiệm giúp người đứng đầu tư mạnh quan liêu, đơn vị chức năng sẵn sàng văn phiên bản vấn đáp công dân.

Trường hợp vụ việc tương quan cho tới trách cứ nhiệm của rất nhiều cung cấp, nhiều ngành thì cơ quan thanh tra núi sông nằm trong cung cấp đem trách cứ nhiệm phối phù hợp với những cơ sở, đơn vị chức năng, cá nhân đem thẩm quyền phân tích, phân tách đặc thù, cường độ, nguyên vẹn nhân của vụ việc nhằm khuyến nghị những giải pháp giải quyết và xử lý, đôi khi sẵn sàng văn phiên bản nhằm người đứng đầu cơ sở, đơn vị chức năng vấn đáp công dân.

Điều 11. Theo dõi, vận hành việc tiếp công dân

Việc tiếp công dân cho tới năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh nên được ghi vô Sổ tiếp công dân hoặc nhập vấn đề vô Thương hiệu tài liệu vương quốc về công tác làm việc tiếp công dân, giải quyết và xử lý năng khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh hoặc ứng dụng quản lý công tác làm việc tiếp công dân.

Sổ tiếp công dân được tiến hành theo dõi Mẫu số 03 ban hành tất nhiên Thông tư này.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 12. Hiệu lực đua hành

1. Thông tư này còn có hiệu lực kể từ thời điểm ngày 15 mon 11 năm 2021.

2. Thông tư số 06/2014/TT-TTCP ngày 31 mon 10 năm năm trước của Thanh tra nhà nước quy quyết định tiến độ tiếp công dân không còn hiệu lực kể từ thời điểm ngày Thông tư này còn có hiệu lực thực thi hiện hành pháp lý.

3. Trong quy trình tiến hành nếu như đem trở ngại, vướng vướng hoặc đem yếu tố mới mẻ phát sinh đề xuất cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng, cá thể đem tương quan phản ánh kịp lúc về Thanh tra nhà nước nhằm sửa thay đổi, bổ sung cập nhật mang đến thích hợp./.

PHỤ LỤC

(Ban hành tất nhiên Thông tư số 04/2021/TT-TTCP ngày thứ nhất mon 10 năm 2021 của Thanh tra nhà nước quy quyết định tiến độ tiếp công dân)

Mẫu số 01 - Thông báo về sự việc kể từ chối tiếp công dân

THÔNG BÁO

Kính gửi: ............................................. (3)

Ngày ... mon ... năm ..., ông (bà) ............................................(3)

Số CMND/Hộ chiếu (hoặc sách vở tùy thân): ..., ngày cấp: .../..../...., điểm cấp ...........

Địa chỉ: ....................... cho tới .................... (2) nhằm năng khiếu nại (tố cáo) về việc ................... (4)

Vụ việc đang được giải quyết và xử lý trúng quyết sách, pháp lý, được cơ sở núi sông đem thẩm quyền đánh giá, thanh tra rà soát và thông tin vấn đáp vì thế văn phiên bản theo như đúng quy quyết định của pháp luật.

Căn cứ khoản 3 Điều 9 Luật Tiếp công dân, ................ (2) kể từ chối tiêu thụ nội dung năng khiếu nại (tố cáo) của ông (bà) .............. (3) và thông tin nhằm ông (bà) được biết./.

Ghi chú:

(1) Tên cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng cung cấp bên trên thẳng (nếu có).

(2) Tên cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng tiếp công dân.

(3) Họ thương hiệu người năng khiếu nại (tố cáo).

(4) Tóm tắt nội dung năng khiếu nại (tố cáo).

(5) Tên cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng, cá thể đem tương quan.

Mẫu số 02- Giấy biên nhận vấn đề, tài liệu

GIẤY BIÊN NHẬN

Thông tin cậy, tài liệu

Vào ... giờ ... ngày ... mon ... năm ..tại: ..................................................(2)

Tôi là .............................................. (3) Chức vụ: ..............................................

Đã nhận của ông (bà) ................................................................................. (4)

Số CMND/Hộ chiếu (hoặc sách vở tùy thân): ....., ngày cấp: .../..../.... điểm cấp ..........

Địa chỉ: ............................................................................................................

các thông tin cậy, tư liệu sau:

1 ................................................................................................................... (5)

2 ........................................................................................................................

3 ........................................................................................................................

Giấy biên nhận vấn đề, tư liệu, được lập trở nên ... phiên bản, giao phó cho những người cung cấp thông tin cậy, tư liệu 01 phiên bản./.

Ghi chú:

(1) Tên cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng cung cấp bên trên (nếu có).

(2) Tên cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng tiếp công dân.

(3) Họ thương hiệu cán cỗ nhận vấn đề, tư liệu, vật chứng.

(4) Người năng khiếu nại (tố cáo, đề nghị, phản ánh); người dân có tương quan cho tới vụ việc khiếu nại (tố cáo, đề nghị, phản ánh).

(5) Ghi rõ rệt thương hiệu, số trang, hiện tượng của vấn đề, tư liệu, vật chứng (tài liệu, bằng hội chứng là phiên bản phô tô hoặc phiên bản sao công chứng).

Mẫu số 03- Sổ tiếp công dân

SỔ TIẾP CÔNG DÂN

Ghi chú:

(1) Số trật tự.

(2) Ngày tiếp.

(3) Họ thương hiệu, địa điểm.

(4) CMND/Hộ chiếu của công dân (nếu công dân không tồn tại CMND/CCCD/Hộ chiếu thì ghi các vấn đề theo dõi sách vở tùy thân)

(5) Tóm tắt nội dung vụ việc.

(6) Phân loại đơn của công dân (khiếu nại, cáo giác, đề nghị, phản ánh), số công dân đem đơn và một nội dung.

(7) Ghi rõ rệt cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng vẫn giải quyết và xử lý không còn thẩm quyền.

(8) Đánh vệt (x) nếu như nằm trong thẩm quyền giải quyết và xử lý.

(9) Ghi rõ rệt chỉ dẫn công dân cho tới cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng này, số văn phiên bản chỉ dẫn.

(10) Ghi rõ rệt thương hiệu cơ sở, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng đem thẩm quyền thụ lý giải quyết và xử lý, số văn bản chuyển đơn.

(11) Người tiếp dân biên chép, theo dõi dõi quy trình, sản phẩm giải quyết và xử lý đơn của công dân.

CIRCULAR

PROCEDURES FOR RECEPTION OF CITIZENS

Pursuant to lớn the Law on Complaint dated November 11, 2011;

Pursuant to lớn the Law on Reception of Citizens dated November 25, 2013;

Pursuant to lớn the Law on Accusation dated June 12, 2018;

Pursuant to lớn the Government's Decree No. 64/2014/ND-CP dated June 26, năm trước, specifying the implementation of a number of articles of the Law on Reception of Citizens;

Pursuant to lớn the Government’s Decree No. 31/2019/ND-CP dated April 10, 2019 elaborating on certain articles of the Law on Accusation;

Pursuant to lớn the Government's Decree No. 124/2020/ND-CP dated October 19, 2020, elaborating on certain articles and measures for enforcement of the Law on Complaint;

...

...

...

Upon the request of the Head of the Central Committee on Reception of Citizens and the Director of the Department of Legal Affairs;

The Inspector General herein promulgates the Circular prescribing procedures for reception of citizens.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Circular đơn hàng with the procedures for reception of citizens filing their complaints, allegations, petitions or grievances at citizen reception venues of authorities, organizations and units responsible for reception of citizens under points a, b, c of clause 1 of Article 4 in the Law on Reception of Citizens and Governmental bodies or public service units referred to lớn in the Government's Decree No. 64/2014/ND-CP dated June 26, năm trước, elaborating on implementation of several Articles of the Law on Reception of Citizens.

Article 2. Subjects of application  

1. State administrative agencies, Governmental bodies, public service units (hereinafter referred to lớn as regulatory institutions), heads of regulatory authorities and persons receiving citizens.

2. Persons filing their complaints, accusations, petitions or grievances who come to lớn express their opinions in person at Citizen Reception Offices or venues.

...

...

...

Article 3. Purposes of citizen reception activities

1. Guide citizens through the procedures for exercising rights to lớn tệp tin their complaints, accusations, petitions or grievances in accordance with laws, contribute to lớn disseminating and communicating legislation. 

2. Acknowledge the receipt of complaints, accusations, petitions or grievances falling within the range of authority delegated to lớn heads of regulatory institutions to lớn seek their decisions to lớn handle them in accordance with laws.

Article 4. Refusal to lớn receive citizens

Persons receiving citizens may refuse to lớn receive citizens in the cases specified in clause 1 and 2 of Article 9 in the Law on Citizen Reception and must give citizens reasons for such refusal as well as report to lớn persons in charge of receiving citizens.

In case of refusing to lớn receive citizens under the provisions of clause 3 of Article 9 in the Law on Citizen Reception, heads of regulatory institutions in charge of receiving citizens should issue the Notice of refusal. The Notice is made by using the Sample No. 01 annexed to lớn this Circular.

Chapter II

RECEPTION OF PERSONS FILING COMPLAINTS, ACCUSATIONS, PETITIONS OR GRIEVANCES

Section 1. IDENTIFICATION OF TRACK RECORD OF PERSONS FILING COMPLAINTS, ACCUSATIONS, PETITIONS OR GRIEVANCES AND LEGITIMACY OF LEGALLY AUTHORIZED REPRESENTATIVES

...

...

...

1. When meeting with persons filing complaints, persons receiving citizen shall request them to lớn clearly give their full names and addresses and present their personal documents, letters of introduction and letters of authorization (if any).

2. When meeting with persons filing accusations, petitions or grievances, persons receiving citizens shall request them to lớn clearly give their full names, addresses and present their personal documents.

During the process of consultation with persons filing accusations, persons receiving citizens must keep their full names, addresses and handwritings of persons filing accusations under legislation on accusation.

Article 6. Identification of legitimacy of representatives, authorized persons, lawyers or legal assistants

1. In case where entities or organizations carry out the complaint procedures with the help of representatives who are their heads, persons receiving citizens may request these representatives to lớn present their letters of introduction and personal documents.   

In case where heads of these entities or organizations authorize representatives under law to lớn carry out the complaint procedures, persons receiving citizens shall request authorized persons to present their personal documents or letters of authorization.

2. In case where persons coming to lớn represent their complaints are representatives, persons authorized by persons filing complaints as provided in point a of clause 1 of Article 12 in the Law on Complaint, persons receiving citizens may request them to lớn present legal proof of representation, authorization or other relevant documents.

In case where persons coming to lớn represent their concerns are representatives or legally authorized persons, persons receiving citizens shall carry out the reception procedures lượt thích the procedures for reception of persons filing complaints.

3. In case where persons filing complaints authorize lawyers or legal assistants to lớn carry out the complaint procedures, persons receiving citizens may request lawyers or legal assistants to lớn present their license cards and letters of authorization.

...

...

...

Section 2. RECEIPT, SORTING AND HANDLING OF COMPLAINTS, ACCUSATIONS, PETITIONS OR GRIEVANCES

Article 7. Acknowledgement of receipt of complaints, accusations, petitions or grievances

1. When citizens come to lớn represent their concerns without any submission, persons receiving citizens shall instruct them to complete statements or representations of complaint, accusation, petition or grievance, or keep written full, true and accurate record of their oral submissions; concerning any unclear written submission, citizens shall be advised to lớn give further submissions and then read them out again to lớn citizens and request them to lớn sign their names or append fingerprints on written records.  

2. In case where citizens come to lớn make their submissions with clear and detailed concerns that can help clearly define the nature of issues in question and authorities having competence in dealing with these submissions, persons receiving citizens shall instruct citizens to lớn make their submissions to lớn these authorities to lớn seek their decisions in accordance with law.    

3. In case where there are multiple persons come to file their complaints, accusations, petitions or grievances concerning the same issue, persons receiving citizens shall instruct them to lớn appoint representatives to lớn make their oral submissions on their behalf; shall keep written record of these submissions and request these representatives to lớn sign their names or append their fingerprints on records.

4. In case where a citizen represents multiple concerns, including both complaint and accusation, petition or grievance issues, persons receiving citizens shall instruct him/her to lớn carry out the complaint, accusation, petition or grievance procedures in accordance with law.

5. Acknowledging the receipt of and recording issues or concerns involved in a complaint, accusation, petition or grievance and providing citizens instructions on how to lớn complete these forms should be recorded into the Register for reception of citizens or entered into citizen reception database software.  

Article 8. Sorting and handling of complaints, accusations, petitions or grievances

1. Sorting and handling of issues or concerns involved in complaints, accusations, petition or grievance should be based on written records of submissions or representations and conform to lớn the Circular No. 05/2021/TT-TTCP dated October 1, 2021 of the Government Inspectorate, prescribing the procedures for handling of complaints, accusations, petitions or grievances.

...

...

...

In case where they fall under the authority of their host regulatory institutions, persons receiving citizens shall receive information and documents for the purposes of reporting to lớn competent persons to get them handled. If citizens provide information, documents and proof related to complaints, accusations, petitions or grievances, persons receiving citizens shall consider receiving them. The acknowledgement of receipt of information, documents or proof is prepared by using the Form No. 02 annexed hereto.

Chapter III

RECEPTION OF CITIZENS, MONITORING OF RECEPTION OF CITIZENS BY HEADS OF REGULATORY INSTITUTIONS

Article 9. Responsibilities of heads of regulatory institutions for reception of citizens

1. Heads of regulatory institutions must directly meet with citizens to lớn listen to lớn, consider, handle and direct the resolution of complaints, accusations, petitions or grievances under their jurisdiction or authority delegated to lớn heads of senior regulatory institutions during the process of reception of citizens, handling of submissions and processing of complaints, accusations, petitions or grievances. 

Heads of regulatory institutions shall be responsible for meeting with citizens on a periodic or irregular basis in accordance with the Law on Reception of Citizens, kiểm tra and push the handling and resolution after meeting with citizens by regulatory institutions.

2. Reception of citizens by heads of regulatory institutions must be fully recorded by clerical civil servants or public employees into the Register for reception of citizens or entered into the national database of reception of citizens, handling of complaints, accusations, petitions and grievances or software for management of reception of citizens, and these records must be filed or archived at citizen reception venues.  Directives from heads of regulatory institutions on handling complaints, accusations, petitions or grievances at Citizen Reception Offices must be in writing and sent to lớn relevant entities, organizations or units for their compliance in accordance with requirements mix out in these directives; must fix the time of handling thereof as per law and ensure that entities, organizations or units in change of handling these submissions are obliged to answer citizens.

3. When meeting with citizens, if subject matters are explicit, definite, grounded and fall under appropriate jurisdiction, heads of regulatory institutions should promptly answer these citizens; if subject matters are complicated, need further study or examination, deadlines and contact persons for receipt of answers or decisions should be clarified.  

4. After each meeting with citizens, heads of regulatory institutions should issue notices of conclusion regarding citizen reception.

...

...

...

1. Citizen Reception Boards, civil servants and public employees tasked with assisting heads of regulatory institutions in receiving citizens and state inspectorate agencies or offices of same-level People’s Committees shall assume the following responsibilities:

a) Arrange the reception of citizens by heads of regulatory authorities and notify relevant ones of this arrangement; prefer handling complaints, accusations, petitions or grievances that involve crowds, are complicated and prolonged;

b) Assign persons to lớn take the minutes of meetings with citizens;

c) Make other necessary conditions to lớn enable heads of regulatory institutions to lớn meet with citizens.

2. Regulatory authorities involved in subject matters represented in complaints, accusations, petitions or grievances shall assume the following responsibilities:

a) Assign members of their leadership to lớn join meetings with citizens to lớn fulfill tasks assigned by heads of regulatory institutions; 

b) Assign civil servants or public employees to keep the minutes of meetings with citizens, receive information and documents provided by citizens;

c) Fully prepare information and documents related to subject matters of complaints, accusations, petitions or grievances which heads of regulatory institutions are planned to lớn discuss.

3. Upon completion of meetings with citizens, relevant regulatory institutions shall be responsible for helping heads of regulatory authorities prepare written responses to lớn citizens.

...

...

...

Article 11. Monitoring and management of reception of citizens

Discussions or meetings with citizens coming to file their complaints, accusation, petitions or grievances must be fully recorded into the Register for reception of citizens or entered into the national database of reception of citizens, handling of complaints, accusations, petitions and grievances or software for management of reception of citizens.

The register for reception of citizens shall be made by using the Sample No. 03 annexed to lớn this Circular.

Chapter IV

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 12. Entry into force

1. This Circular shall enter into force as from November 15, 2021.

2. Circular No. 06/2014/TT-TTCP dated October 31, 2014 of the Government Inspectorate, adopting the procedures for reception of citizens, shall be repealed as from the date of entry into force of this Circular.

3. In the course of implementation hereof, if there is any difficulty or issue that arises, relevant entities, organizations and persons may send their feedbacks promptly to lớn the Government Inspectorate to seek their approval of any appropriate revision or modification./.

...

...

...

INSPECTOR GENERAL

Doan Hong Phong